Qué hace un Gerente de Servicios Administrativos en su trabajo

1) Supervisar la instalación para asegurar que se mantiene segura, protegida y bien mantenida.

2) Dirigir o coordinar el departamento de servicios de apoyo de una empresa, agencia u organización.

3) Establecer objetivos y plazos para el departamento.

4) Preparar y revisar los informes y calendarios operacionales para garantizar la precisión y la eficiencia.

5) Analizar los procesos internos y recomendar y aplicar cambios de procedimiento o de política para mejorar las operaciones, como los cambios en el suministro o la eliminación de registros.

6) Adquirir, distribuir y almacenar suministros.

7) Planificar, administrar y controlar los presupuestos para contratos, equipo y suministros.

8) Supervisar los proyectos de construcción y renovación para mejorar la eficiencia y asegurar que las instalaciones cumplan con las normas ambientales, de salud y de seguridad, y con los reglamentos gubernamentales.

9) Contratar y despedir al personal administrativo y de oficina.

10) Supervisar el mantenimiento y la reparación de maquinaria, equipos y sistemas eléctricos y mecánicos.

11) Gestionar el alquiler del espacio de las instalaciones.

12) Participar en la planificación y el diseño arquitectónico y de ingeniería, incluyendo la gestión del espacio y las instalaciones.

13) Dar clases para enseñar los procedimientos al personal.

14) Deshágase de los bienes sobrantes o no reclamados, o supervise su enajenación.

Funciones de un Gerente de Servicios Administrativos en su trabajo

1) Obtención de información — Observar, recibir y obtener información de todas las fuentes relevantes.

2) Tomar decisiones y resolver problemas — Analizar la información y evaluar los resultados para elegir la mejor solución y resolver los problemas.

3) Comunicación con los supervisores, compañeros o subordinados — Proporcionar información a los supervisores, compañeros y subordinados por teléfono, en forma escrita, por correo electrónico o en persona.

4) Comunicación con personas fuera de la organización — Comunicarse con personas fuera de la organización, representando a la organización ante los clientes, el público, el gobierno y otras fuentes externas. Esta información puede ser intercambiada en persona, por escrito, o por teléfono o correo electrónico.

5) Organizar, planificar y priorizar el trabajo — Desarrollar metas y planes específicos para priorizar, organizar y realizar su trabajo.

6) Actuar para o trabajar directamente con el público — Actuar para la gente o tratar directamente con el público. Esto incluye servir a los clientes en restaurantes y tiendas, y recibir clientes o invitados.

7) Realizar actividades administrativas — Realizar tareas administrativas diarias como mantener archivos de información y procesar papeleo.

8) Establecer y mantener relaciones interpersonales — Desarrollar relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con otros, y mantenerlas a lo largo del tiempo.

9) Interactuar con las computadoras — Usar las computadoras y los sistemas de computación (incluyendo hardware y software) para programar, escribir software, configurar funciones, introducir datos o procesar información.

12) Análisis de datos o información — Identificar los principios subyacentes, razones o hechos de la información desglosando la información o los datos en partes separadas.

13) Juzgar las cualidades de las cosas, servicios o personas... Evaluar el valor, la importancia o la calidad de las cosas o las personas.

14) Resolver conflictos y negociar con otros — Manejar quejas, resolver disputas y resolver agravios y conflictos, o de otra manera negociar con otros.

15) Monitoreo y Control de Recursos — Monitoreo y control de recursos y supervisión del gasto de dinero.

16) Evaluar la información para determinar el cumplimiento de los estándares — Usar la información relevante y el juicio individual para determinar si los eventos o procesos cumplen con las leyes, regulaciones o estándares.

17) Procesamiento de la información — Compilar, codificar, categorizar, calcular, tabular, auditar o verificar la información o los datos.

18) Pensar creativamente – Desarrollar, diseñar o crear nuevas aplicaciones, ideas, relaciones, sistemas o productos, incluyendo contribuciones artísticas.

19) Coordinar el trabajo y las actividades de los demás — Hacer que los miembros de un grupo trabajen juntos para realizar las tareas.

20) Programar el trabajo y las actividades — Programar eventos, programas y actividades, así como el trabajo de los demás.

21) Actualizar y usar el conocimiento relevante — Mantenerse al día técnicamente y aplicar los nuevos conocimientos a su trabajo.

22) Interpretar el significado de la información para otros — Traducir o explicar el significado de la información y cómo puede ser utilizada.

23) Proporcionar consultas y asesoramiento a otros — Proporcionar orientación y asesoramiento experto a la administración u otros grupos sobre temas técnicos, de sistemas o relacionados con los procesos.

24) Monitoreo de Procesos, Materiales o Entorno — Monitorear y revisar la información de los materiales, eventos o el ambiente, para detectar o evaluar problemas.

25) Entrenamiento y Desarrollo de Otros — Identificar las necesidades de desarrollo de los demás y entrenar, asesorar o ayudar de alguna manera a otros a mejorar sus conocimientos o habilidades.

26) Asistir y cuidar a otros — Proporcionar asistencia personal, atención médica, apoyo emocional u otro tipo de cuidado personal a otros, como compañeros de trabajo, clientes o pacientes.

27) Desarrollo de objetivos y estrategias — Estableciendo objetivos de largo alcance y especificando las estrategias y acciones para alcanzarlos.

28) Dotación de personal de las unidades organizativas — Reclutar, entrevistar, seleccionar, contratar y promocionar a los empleados de una organización.

Destrezas de un Gerente de Servicios Administrativos en su trabajo

1) Percepción social: Ser consciente de las reacciones de los demás y entender por qué reaccionan como lo hacen.

2) Gestión del tiempo — Administrar el tiempo propio y el de los demás.

3) Comprensión de lectura — Entender las oraciones escritas y los párrafos de los documentos relacionados con el trabajo.

4) Coordinación — Ajustar las acciones en relación con las acciones de otros.

5) Orientación al servicio — Buscando activamente maneras de ayudar a la gente.

6) Escuchar activamente — Prestar toda la atención a lo que otras personas están diciendo, tomarse el tiempo necesario para entender los puntos que se están diciendo, hacer preguntas según sea apropiado, y no interrumpir en momentos inapropiados.

7) Aprendizaje activo — Entender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones tanto actuales como futuras.

8) Instruir… Enseñar a otros cómo hacer algo.

9) Escribir — Comunicarse efectivamente por escrito según las necesidades de la audiencia.

12) Pensamiento Crítico — Usando la lógica y el razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones alternativas, conclusiones o enfoques de los problemas.

13) Gestión de Recursos de Personal — Motivar, desarrollar y dirigir a las personas mientras trabajan, identificando a las mejores personas para el trabajo.

14) Administración de los recursos financieros — Determinar cómo se gastará el dinero para hacer el trabajo, y la contabilidad de estos gastos.

15) Juicio y toma de decisiones — Considerando los costos y beneficios relativos de las acciones potenciales para elegir la más apropiada.

16) Matemáticas... Usar las matemáticas para resolver problemas.

17) Solución de problemas complejos — Identificar problemas complejos y revisar la información relacionada para desarrollar y evaluar opciones e implementar soluciones.

Habilidades de un Gerente de Servicios Administrativos en su trabajo

1) Expresión Oral – La habilidad de comunicar información e ideas al hablar para que otros lo entiendan.

2) Comprensión oral – La capacidad de escuchar y entender la información e ideas presentadas a través de palabras y frases habladas.

3) Comprensión escrita – La habilidad de leer y entender información e ideas presentadas por escrito.

4) Expresión escrita – La habilidad de comunicar información e ideas por escrito para que otros las entiendan.

5) Reconocimiento del habla — La habilidad de identificar y entender el habla de otra persona.

6) Claridad en el habla — La habilidad de hablar claramente para que otros puedan entenderte.

7) Sensibilidad al problema — La habilidad de decir cuando algo está mal o es probable que vaya mal. No implica resolver el problema, sólo reconocer que hay un problema.

8) Ordenamiento de la información – La capacidad de ordenar cosas o acciones en un cierto orden o patrón de acuerdo con una regla específica o un conjunto de reglas (por ejemplo, patrones de números, letras, palabras, imágenes, operaciones matemáticas).

9) Visión cercana — La habilidad de ver detalles a corta distancia (dentro de unos pocos pies del observador).